Paradójicamente en el momento actual, con mayores facilidades tecnológicas, que nos permiten pagar las cuentas sin pisar el banco, comunicarnos con alguien en cualquier lugar del mundo sin movernos del sitio donde estamos, acceder a la mejor información sin visitar bibliotecas y hasta educarnos sin ir a las aulas, parece que el tiempo rindiera menos y se ha convertido en un artículo de lujo esquivo para muchos, dándole paso al ESTRÉS como enfermedad de moda.
La realidad es que nos hemos sumido en las excusas para disfrazar una mala administración de tan preciado recurso, asumiendo el hábito nada sano de correr como locos, mientras nos quejamos de que estamos muy ocupados. Y estar ocupado es algo peligrosamente fácil, pero ser efectivo… eso si se marca la diferencia.
Empecemos por comprender los conceptos de Eficiencia – Eficacia y Efectividad.
EFICIENCIA: Hacer las cosas de la mejor manera posible, encontrando siempre puntos más altos en la excelencia.
EFICACIA: Hacer lo correcto en el tiempo correcto. Que lo planeado se realice de manera oportuna.
Algunas personas tienden a exagerar la eficiencia, llegando al perfeccionismo que retrasa los tiempos de ejecución y por ende, dilata el resultado. Otras, por el contrario, más orientadas a la acción, se enfocan en eficacia, tendiendo a caer en el “acelere” para llegar al objetivo rápidamente, pero sin los detalles de calidad necesarios.
La EFECTIVIDAD reúne los dos conceptos anteriores: EFICIENCIA+EFICACIA: Hacer lo correcto, de manera correcta y en el tiempo correcto. En este escrito te compartiré 14 sencillas claves para inspirarte a ser efectivo y a poner el tiempo a tu favor.
CLAVE 1: VALORE EL TIEMPO
Aunque parece obvio o sencillo, es fundamental revisar lo que pensamos del tiempo y el valor que le damos. Hay quienes, dándole más relevancia al dinero, invierten horas en una fila en el banco o en ir a sitios lejanos para comprar algo $5.000 o $10.000 más económico, o deciden ahorrar el valor de una colaboradora doméstica, metiéndose los días enteros a atender las labores de casa, cuando podrían aprovechar ese tiempo para algo que les genere mejores resultados. Esto tiene mucho que ver con el Principio de Paretto que nos indica que El 80% de las acciones que realizamos produce el 20% de nuestros resultados. El 20% de nuestras acciones produce el 80% de los resultados.
Identifica cuáles son tus “parettos”, cuáles son esas actividades y tareas estratégicas para el logro de tus objetivos, y enfoca el tiempo en hacer más de ese 20% de cosas que te da el 80% de logros.
CLAVE 2:RECONOZCA QUE USTED ES QUIEN MANEJA EL TIEMPO
Has afirmado falsas creencias como: “El tiempo no alcanza para nada” “Se me fue el tiempo y no me di cuenta” “El tiempo pasa volando” “Cada vez el año se pasa más rápido” “Me cogió la tarde” o alguna similar? Si tu respuesta es afirmativa, seguramente te estás victimizando del tiempo como si fueras una persona carente de poder sobre él, cuando simplemente se trata de una medición que tú debes liderar efectivamente. Es cierto que pasa y que las hojas del calendario van agotándose. Es verdad que no podemos pausar la vida mientras hacemos pereza y que hay oportunidades que se presentan una sola vez frente a nosotros, para no regresar jamás. Pero de ahí a que asumamos ese rol de victimas que no sabemos en que momento se nos fueron las horas sin que pudiéramos hacer nada, hay una gran diferencia. En mi paso por la universidad, conocí un profesor a quien admiraba por su inteligencia y por su capacidad de trabajar en varios proyectos, hacer ejercicio, disfrutar su familia, viajar, enseñarnos y servir a muchas personas. Un día le pregunté: ¿Profe, usted como hace para hacer tantas cosas? Sonriendo me respondió: ¿Querida Claudia, que coincidencia, yo me pregunto, cómo haces tú con tanta juventud y tanta energía para hacer tan poquitas? Esa respuesta fue poderosamente transformadora en mi vida. Al recibirla me di cuenta que a mis 17 años lo único que hacia importante era cursar una carrera universitaria e ir al gimnasio tres veces a la semana, lo demás que ocupaba mis días eran asuntos sin ningún impacto para lograr tantos sueños que me acompañaban. Reconocer y asumir elliderazgo sobre el tiempo es fundamental para administrarlo y no convertirnos en sus marionetas.
CLAVE 3: LAS 4 P FUNDAMENTALES: PIENSE, PRIORICE, PLANEE Y PROCEDA
Tómese el tiempo de pensar sus objetivos, sus propósitos y lo que realmente quiere de su vida. No habrá efectividad si iniciamos el día sin haberlo pensado, sin planearlo, sin establecer las prioridades para poder proceder a hacer lo planeado y no lo que se nos ocurra en el momento.
Realice planeación estratégica. Formule su visión a cinco años y establezca el camino de llegada a ella con metas mensuales, trimestrales y anuales. Esas metas deben ser: Específicas, medibles, alcanzables,realistas y formuladas claramente en el tiempo. Recuerde que en esa planeación debe considerar todas sus áreas: salud, finanzas, relaciones, desarrollo académico y cultural, área laboral o empresarial, área espiritual,área sentimental, círculo social, en fin, mírese en toda su integralidad. El foco de su plan de acción debe estar centrado en lo que es importante y prioritario y no en las urgencias del día a día que perfectamente pueden ser delegables.
CLAVE 4: CONCÉNTRESE EN EL RESULTADO, NO EN ESTAR OCUPADO
Evite centrarse en las tareas. Enfóquese en los resultados que busca, y no en “todo lo que tiene que hacer cada día” .
Saber hacia dónde va y qué quiere, le da mútiples alternativas de caminos y formas para llegar a donde desea. De ahí la frase: “Si defines exactamente -qué quieres-, los -cómo lograrlo- llegan fácil”. Además, tener la mirada fija en el resultado le facilita la priorización y la decisión de las acciones que implementará día a día porque podrá medir lo que cada una de ellas contribuye o aporta al logro que se persigue. De igual manera al centrarse en: ¿A dónde quiere llegar?, activa su energía de visualización creativa y lo conecta con el poder de una mente enfocada. Los logros se dan primero en la consciencia y luego se materializan frente a nuestros ojos.
CLAVE 5: RACIONALICE LA PROGRAMACIÓN DE REUNIONES Y HAGA REUNIONES EFECTIVAS
En el ámbito laboral, suele presentarse frecuentemente el mal de la “reunionitis”. Este consiste en el hábito de encontrarse en comités inefectivos, donde la falta de diseño y planeación de la reunión, el ego de algunos jefes, la improvisación, las largas discusiones por tener la razón o el desorden en la ejecución, son entre otras las causas para que se ocupe en promedio el 50% en reunirse y que solo entre un 8 y un 10% de esos espacios generen impacto positivo en el camino al logro de los gggvv objetivos estratégicos.
Las organizaciones necesitan invertir en entrenar a sus colaboradores en el manejo de reuniones efectivas que permitan maximizar el aprovechamiento del valioso recurso del tiempo.
CLAVE 6: HAGA UNA COSA A LA VEZ
Hoy en día, las redes sociales y el acceso fácil a la información, ha aumentado la tendencia a abrir varias pantallas a la vez, a sostener dos, tres o más conversaciones coetáneamente, o a atender varias cosas al tiempo. Obviamente esto desemboca en poca profundidad en el enfoque, un nivel de concentración insuficiente y por ende, el gran riesgo de terminar haciendo varias cosas, ninguna de ellas con la excelencia y la efectividad requeridas.
Haga una cosa a la vez. Centre su energía en una tarea y no cambie de foco hasta que la haya terminado. Podrá notar con ello, que termina cada actividad con mayor eficacia y de manera más eficiente y al final del día podrá decir que “el tiempo le rindió y que fue productivo”
CLAVE 7: EJERCITE SU MENTE PARA AUMENTAR SU CONCENTRACIÓN Y SU MEMORIA
A diferencia de actividades orientadas al descanso y a la relajación mental y física, que también son necesarias, la gimnasia cerebral o brain gym es una técnica que propone ejerjcicios tanto corporales como mentales para potenciar el rendimiento cerebral, logrando conexiones neuronales que facilitan la concentración, la memoria, el aprendizaje y la producción intelectual. Se trata de actividades como rompecabezas, sopas de letras, jeroglíficos, adivinanzas, entre otras, llamadas también ejercicios neuróbicos para dinamizar el cerebro y mantenerlo activo aún con el paso de los años. Así como se requiere ejercitar el cuerpo, tambiés es factor de salud y éxito ejercitarse cerebralmente.
CLAVE 8: AL EMPEZAR EL DÍA… MEDITE, ENFÓQUESE, HAGA DECRETOS POSITIVOS Y VISUALICE EL RESULTADO
Estos son algunos de los grandes beneficios que ofrece la relajación, la meditación o simplemente el tiempo en silencio para iniciar el día:
1. Regula los niveles de estrés para que la calma sea su aliada
2. Brinda claridad para la toma de decisiones
3. Permite llenar la mente de pensamientos positivos
4. Ayuda a enfocar su día y a visualizar los resultados que obtendrá para crearlos primero en su interior.
5. Oxigena su cuerpo y su cerebro
6. Aumenta su energía física
CLAVE 9: ORGANICE SUS DOCUMENTOS Y SUS COSAS PARA ENCONTRARLAS FÁCILMENTE
¿Le ha sucedido que usted o alguien muy cercano pierde demasiado tiempo buscando el celular, las llaves del carro, los recibos a pagar, el cargador, la billetera, los cosméticos o cualquier artículo o documento necesario y que además esta historia se repite incansablemente reflejando la total inconsciencia de no decidir organizarse y colocar las cosas en sitios lógicos, prácticos, correctos y seguros para encontrarlos fácilmente?
El orden es una clave indispensable para la adecuada administración del tiempo.
¿Por qué no tomarse un instante para archivar, organizar o ubicar cada artículo en su lugar, pero si permitirse el desperdicio de largos momentos revolcando y desordenándolo todo para buscar lo que se necesita inmediatamente?
CLAVE 10: DELEGUE RESPONSABLEMENTE
Invertir lo necesario en entrenar o seleccionar personas a las que pueda delegarle algunas tareas, le va a significar ahorros de energía y de tiempo, fundamentales para hacer lo importante y prioritario, en lugar de desgastarse apagando incendios o desempeñando tareas que no agregan valor significativo a su proyecto de vida.
Confíe, tenga paciencia para enseñar de manera efectiva, sepa en quién delega, no se exceda en controlarlo todo y enfóquese en el logro, no en el protagonismo ni en el poder, entendiendo que su manera de hacer las cosas no es la única, ni necesariamente la más efectiva.
Me encanta esta frase de Henry Ford: “Sólo hay una cosa peor que invertir en la formación de tus empleados y que se vayan…No invertir y que se queden”
Y más allá de lo organizacional, permítase valorar su tiempo delegando cosas que aunque le guste hacer, pueden distraerle de acciones estratégicas fundamentales para sus logros.
CLAVE 11: APRENDA A DECIR NO Y A EVITAR INTERRUPCIONES INESPERADAS Y POSTERGACIONES INNECESARIAS
Si alguien le pide algo que usted no quiere o no debe hacer porque le desenfoca o simplemente no le va a generar un aporte positivo, aprenda a decir NO.
Muchas veces asumimos compromisos por pena o temor de lastimar a alguien o de perder su aprobación. Nos echamos al hombro cargas pesadas que no nos corresponden. Hay situaciones en las que se hace absolutamente necesario decir NO. Obviamente, hágalo de manera constructiva pero no se sacrifique perdiendo el norte de sus proyectos o necesidades. Decía mi madre: “Es mejor ponerse colorado un instante que pálido por mucho tiempo”
Aprenda a renegociar compromisos, a no aceptarlos y también a no permitir interrupciones sin importancia, cuando está concentrado en una acción.
CLAVE 12: USE AGENDA Y RECORDATORIOS
¿Por qué quedar mal?, ¿por qué incumplir?, ¿por qué llegar tarde a todo? ¿por qué estresarse con dos o tres compromisos a la vez o con el olvido de lo que había acordado, prometido o necesitaba hacer?
El precio que paga por no cumplir es alto. Se resume en consecuencias muy negativas como:
• Pérdida de imagen
• Bajo liderazgo personal
• Pérdida de influencia en su entorno
• Pérdida de energía
• Baja autoestima
• Pérdida de oportunidades
Entre otras.
No se confíe en la memoria. Utilice los planeadores, los recordatorios de su celular o su agenda favorita para que esas “secretarias virtuales” le ayuden a cumplir su palabra y sus compromisos.
Deseo que le de vida a estas sencillas claves para ganar la efectividad que merece y finalmente le comparto algunas frases inspiradoras para que el tiempo corra a tu favor.
“Debo gobernar al reloj y no ser gobernado por él.” Golda Meir
“Microsoft realizó una encuesta entre varias empresas de Estados Unidos y encontró que los colaboradores de una organización gastan en promedio 5,6 horas semanales de su trabajo en reuniones internas, el dato sorprendente es que el 71% de los empleados tenidos en cuenta en el estudio afirmó que no piensan que esas reuniones sean realmente productivas.” Tomado de acsendo.com
“El Tiempo es el recurso más escaso, y hasta que no se administre debidamente, nada más se puede gestionar” Peter Drucker
“Muchos de nosotros nos tomamos mucho tiempo en atender lo que es Urgente, pero no el suficiente tiempo en aquello que es Importante”. Stephen Covey
“Nada es más fácil que estar ocupado y nada más difícil que ser efectivo”Alee Mackenzie
“Acaso amas la vida? Entonces no puedes malgastar el tiempo, porque eso es de lo que está hecha la vida misma” (Benjamín Franklin)
